Grouping Jobs into Functions and Divisions: Designing Organizational Structure
Phân nhóm công việc vào các phòng Chức năng và đơn vị: Thiết kế Cấu trúc tổ chức
Một khi các nhà quản lý đã quyết định những nhiệm vụ để chỉ định những công việc, họ phải đối mặt
với quyết định tổ chức tiếp theo: làm thế nào để nhóm công việc với nhau để phù hợp nhất với
nhu cầu môi trường, chiến lược, công nghệ, và nguồn nhân lực của tổ chức.Thông thường các
nhà quản lý đầu tiên quyết định nhóm công việc vào các bộ phận và sau đó thiết kế một cấu trúc
chức năng để sử dụng nguồn lực tổ chức có hiệu quả. Khi tổ chức phát triển và trở nên khó
kiểm soát hơn, nhà quản lý phải lựa chọn một thiết kế tổ chức phức tạp hơn, chẳng hạn như cơ
cấu phòng ban hoặc ma trận hay nhóm cấu trúc sản phẩm. Các cách khác nhau mà nhà quản
lý có thể thiết kế cơ cấu tổ chức được thảo luận tiếp theo. Lựa chọn và thiết kế cơ cấu tổ chức để
nâng cao hữu hiệu và hiệu quả là một thách thức đáng kể.
Như đã nêu trong Chương 8, các nhà quản lý gặt hái những phần thưởng của một chiến lược
“well-thought-out” chỉ khi họ chọn đúng loại cấu trúc để thực hiện chiến lược. Khả năng để làm
cho đúng lựa chọn loại của tổ chức thường là phân biệt hiệu quả khác nhau từ các nhà quản lý không
hiệu quả và tạo ra một tổ chức có hiệu suất cao.
Functional Structure
Cấu trúc chức năng
Phòng chức năng là một nhóm người, làm việc cùng nhau, những người có kỹ năng tương tự
hoặc sử dụng cùng một loại kiến thức, công cụ, hoặc các kỹ thuật để thực hiện công việc của họ.
Sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu và phát triển thường được tổ chức thành các phòng chức năng.
Cấu trúc chức năng Một cấu trúc tổ chức bao gồm tất cả các phòng ban có một tổ chức đòi hỏi
để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ của mình. Hình 10.3 cho thấy cấu trúc chức năng mà Pier 1 Imports,
công ty nội thất gia đình, sử dụng để cung cấp cho khách hàng của mình với một loạt các hàng hóa từ khắp
nơi trên thế giới để đáp ứng mong muốn của họ đối với các sản phẩm mới và sáng tạo.
Chức năng chính của Pier 1 là tài chính và quản lý, bán hàng ( mua hàng), các cửa hàng (quản lý cửa hàng bán lẻ), lập kế hoạch và phân bổ (quản lý tiếp thị, tín dụng và phân phối sản phẩm) và nguồn nhân lực. Mỗi công việc bên trong một phòng tồn tại bởi vì nó giúp phòng chức năng thực hiện các hoạt động cần thiết cho hoạt động tổ chức. Vì vậy trong quy hoạch và phân bổ các phòngchức năng là tất cả các công việc cần thiết để quảng cáo hiệu quả cho sản phẩm của Pier 1 để tăng tính hấp dẫn của họ cho khách hàng (như khuyến mãi, nhiếp ảnh, và truyền thông) và sau đó để phân phối và vận chuyển sản phẩm tới các cửa hàng.
Có một số lợi thế để nhóm các công việc theo chức năng. Đầu tiên, khi những người thực hiện công việc tương
tự được nhóm lại với nhau, họ có thể học hỏi từ quan sát nhau và trở thành chuyên biệt hơn và có thể
thực hiện ở mức độ cao hơn. Các nhiệm vụ liên kết với một công việc thường liên quan đến các nhiệm vụ
liên quan đến công việc khác, trong đó khuyến khích hợp tác trong phòng chức năng. Trong phòng kế
hoạch của Pier 1, ví dụ, những người thiết kế các chương trình chụp ảnh cho một chiến dịch quảng cáo làm
việc chặt chẽ với người chịu trách nhiệm cho việc thiết kế bố trí cửa hàng và với các chuyên gia truyền thông
hình ảnh. Kết quả là, Pier 1 là có thể phát triển một chiến dịch tiếp thị tập trung mạnh mẽ để phân biệt sản
phẩm của mình.
Thứ hai, khi những người thực hiện công việc tương tự được nhóm lại với nhau, dễ dàng hơn cho các nhà
quản lý để giám sát và đánh giá hiệu suất của họ.17 Hãy tưởng tượng nếu các chuyên gia tiếp thị, chuyên
gia mua bán và các chuyên gia bất động sản đã được nhóm lại với nhau trong một phòng chức năng và giám
sát bởi một người quản lý bán hàng. Rõ ràng là người quản lý bán hàng sẽ không có chuyên môn để đánh giá
tất cả những người khác nhau một cách thích hợp. Một cấu trúc chức năng cho phép người lao động đánh
giá đồng nghiệp đang thực hiện công việc của họ như thế nào, và nếu một số công nhân đang hoạt
động kém, công nhân nhiều kinh nghiệm có thể giúp họ phát triển các kỹ năng mới.
Cuối cùng, các nhà quản lý đánh giá cao cấu trúc chức năng bởi vì nó cho phép họ tạo ra các thiết lập của chức năng mà họ cần để quét và giám sát môi trường cạnh tranh và có được thông tin về làm thế nào nó thay đổi.18 Với quyền thiết lập các chức năng tại chỗ, các nhà quản lý đang ở trong một vị trí tốt để phát triển một chiến lược cho phép tổ chức để đáp ứng với tình hình thay đổi của nó . Nhân viên trong nhóm tiếp thị có thể chuyên về giám sát sự phát triển tiếp thị mới này sẽ cho phép Pier 1 để nhắm đến khách hàng mục tiêu của mình. Người lao động trong bán hàng có thể theo dõi tất cả các nhà cung cấp tiềm năng của đồ nội thất ở cả trong và ngoài nước để tìm các hàng hóa có khả năng thu hút hầu hết khách hàng của Pier 1 và quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu của Pier 1.
Là một tổ chức phát triển, và đặc biệt là môi trường công việc của mình và thay đổi chiến lược vì nó đang
bắt đầu sản xuất một phạm vi rộng lớn hơn của hàng hóa và dịch vụ cho các khách hàng khác nhau, một số
vấn đề có thể làm cho một cấu trúc chức năng kém hiệu quả 19
Đầu tiên, các nhà quản lý trong các chức năng khác nhau có thể tìm thấy nó khó khăn hơn để giao tiếp và
phối hợp với nhau khi họ có trách nhiệm đối với các loại sản phẩm khác nhau, đặc biệt là khi tổ chức phát
triển cả trong nước và quốc tế. Thứ hai, các nhà quản lý chức năng có thể trở nên quá bận tâm với việc
giám sát các bộ phận cụ thể của mình và đạt được mục tiêu phòng ban mà họ quên mất mục tiêu
của tổ chức.
Nếu điều đó xảy ra, hiệu quả tổ chức sẽ chịu vì các nhà quản lý sẽ được xem các vấn đề và các vấn đề phải
đối mặt với tổ chức chỉ từ quan điểm riêng của họ, tương đối hẹp. 20 Cả hai vấn đề có thể làm giảm hiệu
quả và hiệu quả.
Nguồn: Sách quản lý hiện đại của Mỹ
Vui lòng ghi rõ nguồn của VICC khi bạn chia sẻ bài viết này.
----
Tham gia hội thảo với chủ đề:
KIỂM SOÁT NHÂN SỰ:
đáng để tham khảo hoặc bạn có thể ghé blog mình ở nâng cao năng lực quản lý cấp trung
Trả lờiXóa